Lipravus sas

I soggetti destinatari del decreto in questione devono conservare i documenti per un periodo di dieci anni dalla fine del rapporto continuativo o della prestazione professionale e registrare le informazioni che hanno acquisito per assolvere agli obblighi di adeguata verifica della clientela in modo che possano essere utilizzati per qualsiasi indagine su operazioni di riciclaggio o finanziamento del terrorismo o possano essere utilizzate per analisi da parte dell’UIF o di qualsiasi altra Autorità competente.

I soggetti, nello specifico, dovranno conservare per dieci anni le informazioni riguardanti la data di instaurazione del rapporto, i dati identificativi del cliente, le generalità dei delegati a operare per conto del titolare del rapporto e il codice rapporto dove previsto; questo per quanto riguarda i rapporti continuativi e le prestazioni professionali. Con riferimento a tutte le operazioni di importo pari o maggiore a 15.000 euro, indipendentemente se si tratta di un’unica operazione o più operazioni tra loro collegate o frazionate è necessario indicare la data, la causale, l’importo, la tipologia dell’operazione, i mezzi di pagamento e i dai identificativi del soggetto che effettua l’operazione e del soggetto per conto del quale opera.

Le informazioni suddette devono essere registrate entro il trentesimo giorno successivo al compimento dell’operazione.

Nello specifico per gli intermediari finanziari il termine di trenta giorni inizia a decorrere dal giorno in cui hanno ricevuto i dati da parte dei soggetti terzi che operano per conto degli intermediari i quali, a loro volta, devono inoltrare i dati stessi entro trenta giorni.

Ai fini degli obblighi di registrazione i destinatari del decreto (ad esclusione dei professionisti) istituiscono un archivio unico informatico. La sua istituzione quindi è obbligatoria solo quando sono presenti informazioni da registrare. Esso è gestito in modo tale da assicurare la chiarezza, la la completezza e l’immediatezza delle informazioni, deve essere di facile consultazione e deve evidenziare gli oneri gravanti sui diversi destinatari. Per la sua istituzione è possibile avvalersi di un autonomo centro di servizio. Gli intermediari finanziari che fanno parte del medesimo gruppo possono far riferimento anche ad un unico archivio ma deve essere garantita la distinzione di ciascun intermediario. La Banca d’Italia, insieme alle Autorità di vigilanza e all’UIF emana disposizioni a tutela dell’archivio stesso.

E’ importante anche che gli intermediari finanziari e le società di revisione trasmettano all’UIF, mensilmente, dati aggregati che riguardano la propria operatività per consentire analisi mirate per far emergere eventuali operazioni sospette.